Trello c’est l’outil que j’utilise pour organiser les milliards de tâches à réaliser d’ici mon départ. Et aujourd’hui alors que je rangeais toutes mes petites étiquettes de tâches dans la colonne « Fait », j’ai enfin ressenti un vrai sentiment d’accomplissement. Ma colonne tâches effectuées est maintenant plus longue que celles pour lesquelles j’ai encore des tâches à réaliser.

Chez moi les rétroplanning, type Gant project (ci-dessous) ne fonctionnent pas des masses. On part de la date de départ et on choisit les dates de réalisation des tâches  de façon à avoir tout le temps de les réaliser. Sauf que moi je laisse systématiquement courir les échéances et toutes les tâches sont en retard. C’est pas super motivant. Et en plus ça prend du temps à faire…

Comment ça marche ? 

Trello c’est un site  qui vous propose de créer des étiquettes de tâches que vous rangez dans des colonnes thématisées. Vous pouvez ouvrir chaque étiquette pour ajouter toutes les informations que vous souhaitez, image comprise. Et vous pouvez aussi partager votre trello avec d’autres personnes.

L’avantage de cet outil, c’est qu’il est tellement simple, qu’il peut s’adapter à n’importe quel type de projet. Je vais vous expliquer comment j’ai moi même procédé. Je pense que je m’étais inspirée d’un tuto à l’époque.

J’ai crée trois espaces de travail :

Un pour la pré-préparation du tour du monde
Dans celui-ci, il n’y avait pas grand chose. Mais quand même, il fallait par exemple que le site soit prêt afin que je puisse raconter la préparation du voyage et que je pose la liste des choses à faire pour préparer le voyage. Basique.

Un pour la préparation
C’est pour l’instant le plus remplis. Il concentre toutes les actions à effectuer pour que je puisse partir. Mais c’est pratiquement sûr que je vais continuer à préparer le voyage, alors que je l’aurais déjà commencé vu le retard que j’ai pris.

Et un pour le tour du monde lui-même
Là aussi il est encore un peu vide. Et il fait donc office de rétroplanning pour le déroulement du tour du monde lui-même. Qui je vais rencontrer, les étapes de travail pour les expos, les visas à acquérir en cours de route, la venue des amis et aussi le déroulement du retour…

Des colonnes d’étiquettes

Dans un espace, on peut donc créer des colonnes thématiques. Moi pour la préparation j’ai donc créé des colonnes thématiques : administration, partenariat, dossier de présentation, association, financements, rédaction du site web, communication, expositions, préparation personnelles, travail, santé. Et en plus de ça quatre autres colonnes : Done (fait), en cours, bloqué, questions. ça me permet de voir l’évolution des tâches de « Rien n’a été fait » à « en cours » et « fait ». La colonne « bloqué » permet de mettre en lumière les tâches problématiques et de leur trouver une solution au lieu de les laisser ad vitam eternam dans la colonne en cours et la colonne questions permet d’y noter toute interrogation et de se rappeler qu’il faudra trancher à un moment. Voilà à quoi ça ressemble.

Les colonnes continuent bien sûr à droite et il faut scroller pour les voir apparaître. Et évidemment il suffit de saisir une étiquette pour la changer de colonne. Comme je le disais plus tôt, il suffit de cliquer sur l’étiquette pour l’ouvrir et ajouter les informations que l’on souhaite : description, commentaires, pièce jointe, échéance, checklist.

Il existe d’autres applications à peu près semblables j’imagine. Pour ma part, je n’ai testé que Trello. N’hésitez pas à me faire part d’autres outils s’ils vous semblent encore plus intéressant.

Pour résumer les points forts :

• Simple d’utilisation
• S’adapte à tout projet
• Est sauvegardé sur le site
• Permet vraiment d’apprécier les progrès effectués

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